Reglamento adicional de las elecciones de ALAP 2012

Comité electoral

 

De conformidad con el artículo 25 del Estatuto de la Asociación Latinoamericana de Población (ALAP), el Comité Electoral integrado por tres miembros titulares y dos miembros suplentes nombrados en la ciudad de La Habana, Cuba, el 18 de noviembre de 2010, está representado por Carmen Varela Petito, Rofilia Ramírez y Gilbert Brenes.

 

Conforme determina el Estatuto de ALAP en los artículos abajo transcritos, así como el Reglamento de Asambleas y de Actos Electorales aprobados por el Consejo de Dirección, el Comité Electoral se reunió el día 05 de octubre de 2012 para definir las normas para la realización de la elección del Consejo de Dirección, Comité de Fiscalización y Comité Electoral para el período 2013-2014.

De conformidad con el artículo 25 del Estatuto de la Asociación Latinoamericana de Población (ALAP), el Comité Electoral integrado por tres miembros titulares y dos miembros suplentes nombrados en la ciudad de La Habana, Cuba, el 18 de noviembre de 2010, está representado por Carmen Varela Petito, Rofilia Ramírez y Gilbert Brenes.Conforme determina el Estatuto de ALAP en los artículos abajo transcritos, así como el Reglamento de Asambleas y de Actos Electorales aprobados por el Consejo de Dirección, el Comité Electoral se reunió el día 05 de octubre de 2012 para definir las normas para la realización de la elección del Consejo de Dirección, Comité de Fiscalización y Comité Electoral para el período 2013-2014.

  

Considerando:

1. Que tomando como referencia el Estatuto de la Asociación Latinoamericana de Población ALAP actualmente vigente, en sus artículos:

 

Artículo 4º: Del régimen jurídico y reforma del Estatuto

Para el logro de su finalidad y de sus objetivos, las autoridades y los miembros de la ALAP, se regirán en primer lugar por el presente Estatuto. En forma complementaria, sus autoridades (Asambleas y Consejo de Dirección) adoptarán otras medidas como reglamentos y resoluciones, especialmente un reglamento de asambleas. Ninguna medida reglamentaria o resolutiva estará por encima ni podrá discordar de lo dispuesto en este Estatuto. La reforma parcial o total del presente Estatuto será realizada por una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria, la cual deberá ser convocada por decisión del Consejo de Dirección o a pedido de un quinto de los asociados. Las decisiones en la Asamblea serán tomadas por mayoría de dos tercios de los presentes debiendo la primera convocatoria haber contado con la presencia de la mitad más uno de los socios y la segunda convocatoria con al menos un tercio de los mismos.

Artículo 13º: De las autoridades de la ALAP y sus jerarquías

La ALAP tendrá como autoridades a la Asamblea General de Socios, al Consejo de Dirección, la Comisión Fiscalizadora y el Comité Electoral. El Comité Electoral es el órgano responsable de organizar, dirigir, fiscalizar y dictaminar sobre las elecciones que se realicen en las asambleas para la elección de autoridades que prevé el presente Estatuto.

Artículo 14º: De las Asambleas Ordinarias y sus funciones

Las Asambleas Ordinarias se realizarán cada dos años en forma concordante con el Congreso Latinoamericano de Población y tienen por finalidad: c) Designar a las autoridades del Consejo de Dirección, la Comisión Fiscalizadora y el Comité Electoral de la ALAP por un período de dos años.

  

Resuelve:

ARTÍCULO 1. Abrir la inscripción de candidaturas

La inscripción de las listas candidatas al Consejo de Dirección con el(los) nombre(s) de la(s)/lo(s) candidata(s)/candidato(s) a la Presidencia, Vicepresidencia, Secretaría General y Secretaría Administrativa deberá ser efectuada por escrito dirigida a la Comisión Electoral, en las figuras de su Presidente Carmen Varela y Secretaria Rofilia Ramírez hasta el día 19 de octubre de 2012. A su vez, la inscripción de los nombres de los demás miembros del Consejo de Dirección, así como los correspondientes a la Comisión Fiscalizadora y al Comité Electoral de ALAP deberá ser efectuada por escrito y dirigida a la Comisión Electoral, en la figura de su Presidente, Carmen Varela, hasta el día 22 de octubre de 2012. La entrega se realizará por correo electrónico dirigido al Presidente, con copia al Secretario, el acuse de recibo del mensaje será necesario para dar validez a las presentaciones.

Las listas o el/los nombre(s) de la(s)/lo(s) candidata(s)/candidato(s) a ocupar los cargos electivos pueden ser presentadas por uno o más asociados en pleno uso de sus derechos estatutarios, debiendo ser acompañadas de un documento firmado por los candidatos titulares aceptando la investidura del cargo, en el caso de que sean electos.

 

ARTÍCULO 2. Los interesados a ocupar por cargos electivos deberán cumplir el Estatuto de la ALAP, particularmente los siguientes artículos:

Artículo 18º: Del Consejo de Dirección de la ALAP, su naturaleza y su sede

La Asamblea Ordinaria delega la conducción operativa de la ALAP en los miembros del Consejo de Dirección. Por tanto, el Consejo de Dirección es el órgano de mayor autoridad de la Asociación luego de la Asamblea y sus decisiones obligan y comprometen a todos los asociados por igual. Todos los miembros del Consejo de Dirección deben residir en países de América Latina salvo que, por decisión expresa de la Asamblea Ordinaria que los ha elegido, se nombre a uno de sus miembros residente en un país fuera de la región y siempre que reúna los demás requisitos para ser electo. Este beneficio no alcanza al Presidente del Consejo quien debe fijar residencia en un país latinoamericano. Asimismo uno de los miembros del Consejo de Dirección deberá residir en el país sede donde funciona el domicilio legal de la ALAP.

Artículo 19º: De la conformación, forma de elección y duración del Consejo de Dirección

El Consejo de Dirección está compuesto por siete (07) Miembros Titulares: un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario General, un Secretario de Finanzas, y tres Vocales, electos en Asamblea Ordinaria de asociados. En la misma Asamblea se elegirán tres Vocales suplentes. Al menos un cargo deberá corresponder a un socio residente en Brasil, el cual desempeñará además las funciones del secretario administrativo. Ningún miembro del Consejo de Dirección recibe pago por su trabajo en el mismo. Todos ellos duran dos años en sus funciones, dicho período se inicia en enero del año posterior a su elección, y son reelegibles por un período adicional en forma consecutiva o por más períodos en forma alternada o en cargos diferentes.

Artículo 20º: De las funciones, atribuciones y responsabilidades del CD

El Consejo de Dirección tiene las siguientes funciones, atribuciones y responsabilidades:

a) Llevar a cabo por lo menos dos reuniones anuales para la programación de las actividades de la ALAP tendientes al logro de sus objetivos, su monitoreo, análisis y evaluación.

b) Acordar el programa temático de los Congresos Latinoamericanos de Población y tomar las medidas para su organización y financiamiento.

c) Llevar la base de datos de todos los asociados con sus datos completos y su estado de cuentas con la tesorería y tener actualizado el directorio electrónico de los asociados para mantenerlos oportunamente informados de las actividades.

d) Informar y solicitar opiniones a los asociados y figuras relevantes del campo sociodemográfico sobre el temario de los foros, seminarios y congresos a ser organizados.

e) Administrar el patrimonio de la ALAP, realizar erogaciones para el cumplimiento de los objetivos de la Asociación y recabar fondos, identificando y gestionando fuentes de financiamiento para las actividades regulares y para la realización de los congresos bianuales. Someter toda su gestión administrativa a la Comisión Fiscalizadora para su dictamen previo a la Asamblea Ordinaria.

f) Resolver, en caso de imposibilidad debidamente justificada de realización de un Congreso bianual en la fecha y sede prevista, el cambio de las mismas y fijar nueva fecha lo más cercana posible a la anterior dando prioridad a las sedes alternas aprobadas por la Asamblea.

g) Constituir las comisiones de trabajo y otros órganos internos de apoyo que considere necesarios para el mejor cumplimiento de los objetivos de la ALAP y proponer o designar a sus integrantes dictando las instrucciones precisas para su actuación.

h) Elaborar el Reglamento de Asambleas que, dentro del marco de las disposiciones del presente Estatuto, detallará los mecanismos y procedimientos para su mejor desarrollo. El Reglamento podrá ser modificado total o parcialmente a pedido de mayoría de votos en asamblea extraordinaria a ser convocada de acuerdo a lo establecido en el presente Estatuto.

i) Estudiar y decidir la aceptación de nuevos miembros.

j) Preparar los planes de trabajo.

k) Analizar, evaluar y, en su caso, decidir la publicación de trabajos que sean presentados para ese fin o derivar esta responsabilidad en los órganos competentes creados para el efecto.

l) Presentar a la Asamblea Ordinaria la Memoria y el Balance anual con el dictamen previo de la Comisión Fiscalizadora.

m) Todas las que lleven al cumplimiento de los objetivos de la ALAP y de su estatuto.

n) El Consejo de Dirección representa a la Asociación en forma activa o pasiva ante cualquier juicio que le puedan realizar a la ALAP. En caso de resultar alguna sanción como consecuencia de ese juicio, los gastos deben ser afrontados por la Asociación en su conjunto siempre y cuando el juicio no haya sido producto de alguna acción irresponsable y/o inconsulta de alguno de los miembros del Consejo de Dirección. En ese caso la sanción deberá ser afrontada de manera individual por el responsable de la acción indebida.

Artículo 21º: De los procedimientos y formas de funcionamiento del Consejo de Dirección

El Consejo de Dirección sesionará y tomará decisiones válidas con la mitad más uno de sus miembros Titulares. En caso de empate, el Presidente podrá emitir un voto de desempate. Sus sesiones podrán ser total o parcialmente presenciales o a distancia. Las sesiones serán convocadas y dirigidas por el Presidente para tratar un orden del día preparado por éste; si son presenciales, tendrán lugar con la presencia de todos o la mayoría de los miembros del Consejo. Si son a distancia (o parcialmente presenciales) las sesiones se harán a través de contactos virtuales por medio de una red de correo electrónico con consultas, preguntas y respuestas y votaciones emitidas y documentadas con la impresión y archivo de los correos electrónicos intercambiados entre los miembros del Consejo. Las decisiones tomadas serán documentadas en una minuta elaborada y firmada por el Secretario General y el Presidente con copia a todas las partes.

Artículo 22º: De las funciones, atribuciones y responsabilidades de los miembros del Consejo de Dirección:

a) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Presidente

i. Convoca y preside las reuniones del Consejo y somete a votación las decisiones.

ii. Convoca y preside la apertura de las asambleas sometiendo a votación la elección de sus mesas directivas.

iii. Es Presidente del Congreso Latinoamericano de Población realizado en el período de su mandato.

iv. Prepara y presenta a la Asamblea Ordinaria la Memoria bianual del Consejo de Dirección firmada por él de manera conjunta con el Secretario General.

v. Firma de manera conjunta con el Secretario de Finanzas y con el miembro del Consejo de Dirección que ejerce la función de Secretario Administrativo el Balance bianual y lo somete a consideración de la Comisión de Fiscalización antes de ser sometido a la Asamblea Ordinaria.

vi. Abre, lleva individualmente y cierra el manejo de los fondos de una cuenta bancaria en su país de residencia (conformada con fondos de la ALAP) y para uso exclusivo de las actividades de la Asociación. Los movimientos de esta cuenta deben ser debidamente y detalladamente registrados y presentados al Consejo de Dirección. Las rendiciones de cuentas detalladas quedarán sujetas a la supervisión de la Comisión de Fiscalización. Es responsable de la gestión de los bienes patrimoniales de la Asociación.

vii. En acuerdo registrado en documento con el resto del Consejo de Dirección, puede designar a un miembro del Consejo de Dirección, para que pueda abrir, llevar individualmente y cerrar el manejo de los fondos de una cuenta bancaria en su país de residencia (con fondos de la ALAP) y para uso exclusivo de las actividades de la Asociación. Los movimientos de esta cuenta deben ser debidamente y detalladamente registrados y presentados al Consejo de Dirección. Las rendiciones de cuentas detalladas quedarán sujetas a la supervisión de la Comisión de Fiscalización.

viii. Indicar, en acuerdo registrado en documento con el resto del Consejo de Dirección, quién cumplirá la función de Secretario Administrativo en el país sede, en caso que exista más de un miembro en el Consejo de Dirección que resida en el país en el que se encuentra la sede fija de la Asociación.

ix. Ejerce la representación de la ALAP ante los asociados, y ante los organismos nacionales e internacionales, públicos o privados, gestiona donaciones, subsidios y todo tipo de cooperación proveniente de los mismos y firma los convenios respectivos con anuencia previa del Consejo de Dirección, toda vez que aquellos no se contrapongan con los fines de la ALAP ni representen renuncia a su autonomía e independencia institucional o compromiso de supeditación de ningún tipo.

b) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Vicepresidente

i. Secunda al Presidente en sus funciones y lo reemplaza hasta que expiren los dos años para los que había sido elegido, en caso de ausencia temporal o definitiva.

ii. Cumple tareas de apoyo que le solicite el Presidente y/o le encomiende el Consejo de Dirección.

c) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Secretario General

i. Lleva los registros y el directorio de asociados, prepara y envía la correspondencia, elabora y firma, junto con el Presidente, las minutas de las reuniones del Consejo de Dirección y de cualquier evento de importancia, a indicación del Presidente.

ii. De manera conjunta con el Secretario de Finanzas y con la Secretaría Administrativa, actualiza a su debido tiempo el padrón de asociados que se encuentran al día en el pago de sus cuotas y que están en pleno uso de sus derechos estatutarios para participar en las asambleas.

iii. Asiste al Presidente en la aplicación de las decisiones del Consejo de Dirección y de la Asamblea General

iv. Asiste al Presidente en la elaboración del informe sobre las actividades desarrolladas, la Memoria Bianual del Consejo de Dirección y la situación financiera de la Asociación, firmadas conjuntamente por él y el Presidente de la Asociación.

d) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Secretario de Finanzas

i. Elaborar una planificación financiera anual.

ii. Realizar, en conjunto con el Presidente, las gestiones necesarias para la procuración de fondos para las actividades de la ALAP. La solicitud y aceptación de subvenciones económicas se hará siempre respetando y salvaguardando la autonomía de la Asociación para la determinación de sus actividades.

iii. Secundar al miembro del Consejo de Dirección que realice las funciones de Secretario Administrativo y dar seguimiento a las funciones asignadas a éste.

iv. Ayudar a seleccionar la firma que realizará la auditoría respecto del manejo de los recursos.

v. Asiste en Presidente en la gestión de los bienes patrimoniales de la Asociación.   

e) Son funciones, atribuciones y responsabilidades de los Vocales Titulares y Suplentes
Los Vocales Titulares reemplazan en sus cargos al Vicepresidente, Secretario General y Secretario de Finanzas, en caso de renuncia, ausencia o imposibilidad temporal o definitiva, con todas las funciones que les otorga el Estatuto a esos cargos. Los Vocales Suplentes asumen la calidad de Vocales Titulares en casos que corresponda por renuncia, ausencia o imposibilidad temporal o definitiva de estos últimos y con las funciones que el Estatuto les otorga a los mismos.
f) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Secretario Administrativo
i. Abrir, llevar individualmente y cerrar el manejo de los fondos de la cuenta bancaria en el país de la sede fija de la Asociación.
ii. Ser el representante legal de la Asociación en el país sede.
iii. Cobrar las cuotas, emitir los recibos y llevar el archivo de comprobantes de pago.
iv. Preparar los balances y, junto con el Presidente y el Secretario de Finanzas, firmarlos y someterlos a la aprobación de la Comisión de Fiscalización.
v. Asumir la responsabilidad de que las contrataciones y los pagos a servicios brindados por personas jurídicas o físicas se ajusten a la normatividad del país donde se realiza la actividad.
ARTÍCULO 3. Inscripción de candidaturas. La(s) inscripción(es) deberá(n) ser realizada(s):
1. Por correo electrónico a la Comisión Electoral, representada por la presidente y secretaria, hasta el viernes 19 de octubre de 2012. Podrán enviarse los nombres de candidatos(as) a la Presidencia, Vicepresidencia, Secretaría General y Secretaría Administrativa del Consejo de Dirección en lo individual. También podrán enviarse las listas completas tanto para el Consejo de Dirección (incluyendo vocales y suplentes), como para la Comisión Fiscalizadora y la Comisión Electoral.
2. Los nombres de los(as) candidatos podrán también inscribirse por correspondencia entregada en la Secretaría del V Congreso Latinoamericano de Población a realizarse en Montevideo, Uruguay, en la fecha señalada.
Por cada inscripción recibida por correo electrónico será enviada la confirmación correspondiente por la misma vía. Para aquellas entregadas en la Secretaría del Congreso en Montevideo, serán emitidos comprobantes de recibido.
  
ARTÍCULO 4. Homologación de las candidaturas por el Comité Electoral de ALAP
El Comité Electoral se reunirá a las 20:00 horas (veinte horas) del lunes 22 de octubre de 2012¸ para analizar si los candidatos inscritos reúnen las condiciones legales y estatutarias exigidas para el desempeño de los cargos a los que se postularon, que son: (1) ser asociado de ALAP, (2) estar al día con sus obligaciones financieras para con la Asociación hasta el día 19 de octubre de 2012, conforme lista a ser entregada por la Secretaría Administrativa de ALAP y (3) cumplir los requisitos en cuanto al lugar de residencia, establecidos por el artículo 18º del Estatuto de ALAP.
  
ARTÍCULO 5. Divulgación de las candidaturas por el Comité Electoral de ALAP
Las candidaturas aceptadas serán divulgadas a través de carteles expuestos en los recintos del Congreso, a partir de las 8:30 horas del martes 23 de octubre de 2012 y hasta las 18:00 horas del jueves 25 de octubre de 2012.
 
ARTÍCULO 6. Composición de las hojas de votación
La Comisión Electoral se reunirá en sesión pública, el día 25 de octubre de 2012, a las 19:00 horas para definir las características de las boletas electorales, en la sala Anacahuita de la Torre de los Profesionales, Yaguarón 1407, piso 4, Montevideo, Uruguay, donde se realizará la Asamblea General Ordinaria de socios de ALAP.
  
ARTÍCULO 7. De la votación
La votación se llevará a cabo durante la Asamblea General del día 25 de octubre de 2012, iniciándose a las 20:00 horas, durante el V Congreso de ALAP. La votación se cerrará a las
22:00 horas del mismo día. La votación podrá realizarse de la siguiente forma:
1. En caso de existir una sola lista candidata al Consejo de Dirección, Consejo de Fiscalización y Comité Electoral, el presidente de la asamblea podrá proponer a la Asamblea General la votación de acuerdo con el procedimiento previsto en el Artículo 4º del Reglamento de Asambleas, es decir a mano alzada. Este procedimiento será aplicado en caso que la propuesta obtenga la mayoría.
2. En caso contrario al anterior, el proceso se dará por medio de votación secreta con la utilización de boletas electorales. Para iniciar la votación, la urna será lacrada frente a dos testigos. La votación se guiará por el padrón de socios aptos a votar, los cuales firmarán dicho padrón en el acto de votación.
  
ARTÍCULO 8. De la divulgación de los resultados
En caso de votación en el pleno de la Asamblea, la divulgación de los resultados será inmediata después del proceso de conteo de los votos abiertos. En el caso de votación secreta, la Comisión Electoral, tras el cierre de la votación y del cómputo de los votos, presentará a la Asamblea General una lista ordenada, por orden decreciente de votos recibidos por candidatos. En la eventualidad de empate de número de votos dados a los candidatos(as), precederá la lista de quien haya sido socio de ALAP por más tiempo, seguido por el criterio de edad, dándose preferencia al de mayor edad. El resultado final, en cualquiera de los casos anteriores, será consignado en acta para la lectura en la Asamblea General.
  
Las situaciones no previstas en este reglamento serán decididas por el Comité Electoral conformado por:
Presidente: Carmen Varela Petito, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Secretaria: Rofilia Ramírez, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Suplente: Gilbert Brenes, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
  
El original de este documento cuenta con las firmas de los tres integrantes del comité electoral.
 
Este reglamento deberá estar disponible en la página del V Congreso de ALAP y ser enviado por correo electrónico para todos los asociados de ALAP a más tardar el martes 9 de octubre de 2012.

 

Acta del Comité Electoral de ALAP, gestión 2011-2012

 

Lista candidata al Consejo de Dirección de la Asociación Latino Americana de Población (ALAP)  para la gestión 2012-2014