Reglamento adicional de las elecciones de ALAP 2012 – Comité electoral

De conformidad con el artículo 25 del Estatuto de la Asociación Latinoamericana de Población (ALAP), el Comité Electoral integrado por tres miembros titulares y dos miembros suplentes nombrados en Córdoba, Argentina, el 25 de septiembre de 2008, está representado por Doris Cardona, Dina Li y Cristina Massa.

Conforme determina el Estatuto de ALAP en los artículos abajo transcriptos, así como el Reglamento de Asambleas y de Actos Electorales  aprobado por el Consejo de Dirección, que se presenta en anexo, el Comité Electoral se reunió el día 03 de octubre de 2010 para definir las normas para la realización de la elección del Consejo de Dirección, Consejo Fiscal y Comité Electoral a tener vigencia para el período 2011-2012.

Considerando:

1. Que tomando como referencia el Estatuto de la Asociación Latinoamericana de Población ALAP actualmente vigente, en sus artículos:

Artículo 4º: Del régimen jurídico y reforma del Estatuto

Para el logro de su finalidad y de sus objetivos, las autoridades y los miembros de la ALAP, se regirán en primer lugar por el presente Estatuto. En forma complementaria, sus autoridades (Asambleas y Consejo de Dirección) adoptarán otras medidas como reglamentos y resoluciones, especialmente un reglamento de asambleas. Ninguna medida reglamentaria o resolutiva estará por encima ni podrá discordar de lo dispuesto en este Estatuto. La reforma total parcial o total del presente Estatuto será realizada por una Asamblea Extraordinaria que deberá ser convocada por decisión del Consejo de Dirección o a pedido de un quinto de los asociados. Las decisiones en la Asamblea serán tomadas por mayoría de dos tercios de los presentes debiendo la primera convocatoria haber contado con la presencia de la mitad más uno de los socios y la segunda convocatoria con al menos un tercio de los mismos.

Artículo 13º: De las autoridades de la ALAP y sus jerarquías

La ALAP tendrá como autoridades a la Asamblea General de Socios, al Consejo de Dirección, la Comisión Fiscalizadora y el Comité Electoral, con las siguientes jerarquías institucionales: d) El Comité Electoral es el órgano responsable de organizar, dirigir, fiscalizar y dictaminar sobre las elecciones que se realicen en las asambleas para la elección de autoridades que prevé el presente Estatuto.

Artículo 14º: De las Asambleas Ordinarias y sus funciones

Las Asambleas Ordinarias se realizarán cada dos años en forma concordante con el Congreso Latinoamericano de Población y tienen por finalidad: c) Designar a las autoridades del Consejo de Dirección, la Comisión Fiscalizadora y el Comité Electoral de la ALAP por un período de dos años.

Resuelve:

Artículo 1. Abrir la inscripción de candidaturas

La inscripción de las listas candidatas al Consejo de Dirección con el(los) nombre(s) de la(s)/lo(s) candidata(s)/candidato(s) a la Presidencia, Vicepresidencia, Secretaría y Tesorería deberá ser efectuada por escrito dirigida a la Comisión Electoral, en las figuras de su Presidente Cristina Massa y Secretaria Doris Cardona hasta el día 15 de noviembre de 2010.A su vez, la inscripción de los nombres de los demás miembros del Consejo de Dirección, así como los correspondientes a la Comisión Fiscalizadora y al Comité Electoral de ALAP deberá ser efectuada por escrito y dirigida a la Comisión Electoral, en la figura de su Presidente, Cristina Massa, hasta las 11 (once) horas del día 17 de noviembre de 2010. La entrega se realizará por correo electrónico dirigido al Presidente, con copia al Secretario, el acuse de recibo del mensaje será necesario para dar validez a las presentaciones.

Las listas o el/los nombre(s) de la(s)/lo(s) candidata(s)/candidato(s) a ocupar los cargos electivos pueden ser presentadas por uno o más asociados en pleno uso de sus derechos estatutarios, debiendo ser acompañadas de un documento firmado por los candidatos titulares  aceptando la investidura del cargo, en el caso de que sean electos.

Artículo 2. Los interesados a ocupar por cargos electivos deberán cumplir el Estatuto ALAP, principalmente  los siguientes articulados:

Artículo 18º: Del Consejo de Dirección de la ALAP, su naturaleza y su sede

La Asamblea Ordinaria delega la conducción operativa de la ALAP en los miembros del Consejo de Dirección. Por tanto, el Consejo de Dirección es el órgano de mayor autoridad de la Asociación luego de la Asamblea y sus decisiones obligan y comprometen a todos los asociados por igual. Todos los miembros del Consejo de Dirección deben residir en países de América Latina salvo que, por decisión expresa de la Asamblea Ordinaria que los ha elegido, se nombre a uno de sus miembros residente en un país fuera de la región y siempre que reúna los demás requisitos para ser electo. Este beneficio no alcanza al Presidente del Consejo quien debe fijar residencia en un país latinoamericano. Asimismo uno de los miembros del Consejo de Dirección deberá residir en el país sede donde funciona el domicilio legal de la ALAP.

Artículo 19º: De la conformación, forma de elección y duración del Consejo de Dirección

El Consejo de Dirección está compuesto por 7 (siete) Miembros Titulares: un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario General, un Tesorero y tres Vocales, electos en asamblea ordinaria de asociados. En la misma asamblea se elegirán tres Vocales suplentes. Ningún cargo es rentado. Todos ellos duran dos años en sus funciones y son reelegibles por un periodo adicional en forma consecutiva o por más periodos en forma alternada o en cargos diferentes.

Artículo 20º: De las funciones, atribuciones y responsabilidades del CD

El Consejo de Dirección tiene las siguientes funciones, atribuciones y responsabilidades:

a) Llevar a cabo por lo menos dos reuniones anuales para la programación de las actividades de la ALAP tendientes al logro de sus objetivos, su monitoreo, análisis y evaluación.

b) Acordar el programa temático de los Congresos Latinoamericanos de Población y tomar las medidas para su organización y financiamiento.

c) Llevar la base de datos de todos los asociados con sus datos completos y su estado de cuentas con la tesorería y tener actualizado el directorio electrónico de los asociados para mantenerlos oportunamente informados de las actividades.

d) Informar y solicitar opiniones a los asociados y figuras relevantes del campo sociodemográfico sobre el temario de los foros, seminarios y congresos a ser organizados.

e) Administrar el patrimonio de la ALAP, realizar erogaciones para el cumplimiento de los objetivos de la Asociación y recabar fondos, identificando y gestionando fuentes de financiamiento para las actividades regulares y para la realización de los congresos bianuales. Someter toda su gestión administrativa a la Comisión Fiscalizadora para su dictamen previo a la Asamblea Ordinaria.

f) Resolver, en caso de imposibilidad debidamente justificada de realización de un Congreso bianual en la fecha y sede prevista, el cambio de las mismas y fijar nueva fecha lo más cercana posible a la anterior dando prioridad a las sedes alternas aprobadas por la Asamblea.

g) Constituir las comisiones de trabajo y otros órganos internos de apoyo que considere necesarios para el mejor cumplimiento de los objetivos de la ALAP y proponer o designar a sus integrantes dictando las instrucciones precisas para su actuación.

h) Elaborar el Reglamento de Asambleas que, dentro del marco de las disposiciones del presente Estatuto, detallará los mecanismos y procedimientos para su mejor desarrollo. El Reglamento podrá ser modificado total o parcialmente a pedido de mayoría de votos en asamblea extraordinaria  a ser convocada de acuerdo a lo establecido en el presente Estatuto.

i) Estudiar y decidir la aceptación de nuevos miembros.

j) Preparar los planes de trabajo.

k) Analizar, evaluar y, en su caso, decidir la publicación de trabajos que sean presentados para ese fin o derivar esta responsabilidad en los órganos competentes creados para el efecto.

l) Presentar a la Asamblea Ordinariala Memoria y el Balance anual con el dictamen previo de la Comisión Fiscalizadora.

m) Todas las que lleven al cumplimiento de los objetivos de la ALAP y de su estatuto.

n) Representar a la Asociación activa y pasivamente, en juicio y fuera de ella, no respondiendo, con todo, con sus bienes personales, por los débitos de la entidad.

Artículo 21º: De los procedimientos y formas de funcionamiento del Consejo de Dirección

El Consejo de Dirección sesionará y tomará decisiones válidas con la mitad más uno de sus miembros Titulares. En caso de empate, el Presidente podrá emitir un voto de desempate. Sus sesiones podrán ser total o parcialmente presenciales  o a distancia. Las sesiones serán convocadas y dirigidas por el Presidente para tratar un orden del día preparado por éste;  si son presenciales, tendrán lugar con la presencia de todos o la mayoría de los miembros del Consejo. Si son a distancia (o parcialmente presenciales) las sesiones se harán  a través de contactos virtuales por medio de una red de correo electrónico con consultas, preguntas y respuestas y votaciones emitidas y documentadas con la impresión y archivo de los correos electrónicos intercambiados entre los miembros del Consejo. Las decisiones tomadas serán documentadas en una minuta elaborada y firmada por el Secretario General y el Presidente con copia a todas las partes.

Artículo 22º: De las funciones, atribuciones y responsabilidades de los miembros del CD

a) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Presidente

i. Convoca y preside las reuniones del Consejo y somete a votación las decisiones.

ii. Convoca y preside la apertura de las asambleas sometiendo a votación la elección de sus mesas directivas.

iii. Es Presidente del Congreso Latinoamericano de Población realizado en el período de su mandato.

iv. Prepara y presenta a la Asamblea Ordinariala Memoria bianual del Consejo de Dirección firmada por él de manera conjunta con el Secretario General.

v. Firma de manera conjunta con el Tesorero el Balance bianual y lo somete a consideración de la Comisión de Fiscalización antes de ser sometida a la Asamblea Ordinaria.

vi. Lleva la cuenta bancaria de manera conjunta con el Tesorero, o su representante legal, y es responsable de la administración de los bienes patrimoniales.

vii. Otorga, en representación de ALAP, conjuntamente con el Secretario General y el Tesorero, registrado en acta de reunión del Consejo de Dirección que puede ser realizada por medio electrónico, poder público o particular nombrando, en el país sede de la ALAP o en los demás países de América Latina, procurador o procuradores, con cláusula “ad-judicia” o no, con poderes específicos para la práctica de los actos previstos en el respectivo mandato y que pueden incluir todo y cualquier acto que la ALAP deba practicar, en juicio o fuera de él, y con plazo determinado y nunca superior a dos años, debiendo el procurador o los procuradores siempre practicar tales actos juntamente con un miembro del Consejo de Dirección que, para ese fin, puede ser el propio Presidente, mientras que para los actos practicados en la sede de ALAP en Brasil ese miembro del Consejo de Dirección será el que resida en dicha sede.

viii. Ejerce la representación de la ALAP ante los asociados y ante los organismos nacionales e internacionales, públicos o privados, gestiona donaciones, subsidios y todo tipo de cooperación proveniente de los mismos y firma los convenios respectivos con anuencia previa del Consejo de Dirección, toda vez que aquellos no se contrapongan con los fines de la ALAP ni representen renuncia a su autonomía e independencia institucional o compromiso de supeditación de ningún tipo.

b) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Vicepresidente

i. Secunda al Presidente en sus funciones y lo reemplaza en caso de ausencia temporal o definitiva.

ii. Cumple tareas de apoyo que le solicite el Presidente y/o le encomiende el Consejo de Dirección.

c) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Secretario General

i. Lleva los registros y directorio de asociados, prepara y envía la correspondencia, elabora y firma junto con el Presidente las minutas de las reuniones del Consejo y de cualquier evento de importancia, a indicación del Presidente.

ii. De manera conjunta con el Tesorero actualiza a su debido tiempo el padrón de asociados que se encuentran al día en el pago de sus cuotas y que están en pleno uso de sus derechos estatutarios para participar en las asambleas.

d) Son funciones, atribuciones y responsabilidades del Tesorero

Lleva la cuenta bancaria en forma solidaria con el Presidente, lo secunda en las gestiones para obtener financiamiento, cobra las cuotas, emite los recibos y lleva el archivo de comprobantes de pago, prepara los balances y junto con el Presidente los firma y los somete a aprobación de la Comisión de Fiscalización.

e) Son funciones, atribuciones y responsabilidades de los Vocales Titulares y Suplentes

Los Vocales Titulares reemplazan en sus cargos al Vicepresidente, Secretario General y Tesorero, en caso de renuncia, ausencia o imposibilidad temporal o definitiva, con todas las funciones que les otorga el Estatuto a esos cargos. Los Vocales Suplentes asumen la calidad de Vocales Titulares en casos que corresponda por renuncia, ausencia o imposibilidad temporal o definitiva de estos últimos y con las funciones que el Estatuto les otorga a los mismos.

Artículo 3. La(s) inscripción(es) deberá(n) ser realizada(s):

1.      Por e-mail a la Comisión Electoral, representada por el presidente y secretario, hasta el 15 de noviembre de 2010 y deberán enviarse los nombres de candidata/os a la Presidencia, Vicepresidencia, Secretaria/o y Tesorería del Consejo de Dirección. También podrán enviarse las listas completas tanto para el Consejo de Dirección como para la Comisión Fiscalizadora y Comisión Electoral.

2.      Los nombres de los vocales titulares y suplentes del Consejo de Dirección, la Comisión Fiscalizadora y la Comisión Electoral podrán también inscribirse por correspondencia entregada en la Secretaría del IV Congreso Latinoamericano de Población a realizarse en La Habana, Cuba.

A cada inscripción recibida vía e-mail será enviada la confirmación correspondiente por e-mail; para aquellas entregadas en la Secretaría del Congreso en Cuba, serán emitidos comprobantes de recibido.

Artículo 4. Homologación de las candidaturas por el Comité Electoral de ALAP

El Comité Electoral se reunirá a las 20:00 horas (veinte horas) del día 17 de noviembre de 2010¸ para analizar si los candidatos inscriptos reúnen las condiciones legales y estatutarias exigidas para el desempeño de los cargos a los que se postularon, que son: (1) ser asociado de ALAP, (2) estar al día con sus obligaciones financieras para con la Asociación hasta el día 17 de noviembre de 2010, conforme lista a ser entregada por la Tesorería de ALAP y (3) cumplir los requisitos en cuanto al lugar de residencia, establecidos por el artículo 18o del Estatuto de ALAP:

Artículo 5. Divulgación de las candidaturas por el Comité Electoral de ALAP

Las candidaturas aceptadas serán divulgadas a través de carteles expuestos en el recinto del Congreso hasta las 18 (dieciocho) horas del día 18 de noviembre de 2010.

Artículo 6. Composición de las hojas de votación

La Comisión Electoral se reunirá en sesión pública, el día 18 de noviembre de 2008, a las 20:00 horas, en el auditorio del Hotel Nacional, La Habana, Cuba, donde se realizará la Asamblea General, para definir la composición de las hojas electorales.

Artículo 7. De la votación

La votación se llevará a cabo durante la Asamblea General del día 18 de noviembre de 2010, iniciándose a las 20:00 horas, durante el IV Congreso de ALAP. La votación se cerrará a las 22:00 horas del mismo día.

La forma de votación podrá realizarse de la siguiente forma:

1.      En caso de existir una sola lista candidata al Consejo de Dirección, Consejo de Fiscalización y Comité Electoral, se propondrá a la Asamblea General la votación de acuerdo con los procedimientos previstos en el Artículo 4º del Reglamento de Asambleas. Este procedimiento será aplicado en caso que esta propuesta obtenga la mayoría.

2.      En caso distinto del anterior, el proceso se dará por medio de votación secreta con la utilización de las hojas electorales. Para iniciar la votación, la urna será lacrada frente a dos testigos. La votación se guiará por el padrón de socios aptos a votar, los cuales firmarán dicho padrón en el acto de votación.

Artículo 8. De la divulgación de los resultados

En caso de votación en el plenario de la Asamblea, la divulgación será inmediata después del proceso de conteo de los votos abiertos.

En el caso de votación secreta, la Comisión Electoral, tras el cierre de la votación y del cómputo de los votos, presentará a la Asamblea General una lista ordenada, por orden decreciente de votos recibidos por candidatos.

En la eventualidad de empate de número de votos dados a los candidatos(as), precederá la  lista de quien haya sido socio de ALAP por más tiempo, seguido por el criterio de edad, dándose preferencia al de mayor edad.

El resultado final, en cualquiera de los casos anteriores, será consignado en acta para la lectura en la Asamblea General.

Los casos omisos serán decididos por el Comité Electoral:

Presidente:  Cristina Massa cristinamassa@arnet.com.ar
Secretaria:  Doris Cardona doris.cardona@gmail.com
Suplente:     Dina Li  dinali_2000@yahoo.com

El original de este documento está firmado por:Cristina Massa (Presidente del Comité Electoral)
Doris Cardona (Secretaria del Comité Electoral)

Este documento deberá estar disponible en la página del IV Congreso y ser enviado por correo electrónico para todos los asociados de ALAP antes del día 15 de noviembre de 2010.